Gmailの自動振り分け設定・編集方法｜ラベル機能や編集・解除を図解で解説

振り分けるメールを選択する

① まずは振り分けたいメール件名の左側にある、チェックボックスにチェックを入れます。

②上部メニューの「⋮（その他）」をクリックします。

③「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

振り分け条件フィルタを作成する

振り分けるメールを選択したら、続いて振り分け条件フィルタを作成します。

主な条件としては、以下があります。

• 差出人（Fromが〇〇）
• 宛先（Toが〇〇）
• 件名に含まれるキーワード
• 本文に含まれるキーワード
• 添付ファイルの有無
• メールの容量

今回は指定したメールアドレスから送信されたメールに対してフィルタリングする設定をします。

「From」に差出人のメールアドレスを入力し、「フィルタを作成」をクリックしてください。

自動で振り分けられるように設定する

指定した条件のメールを自動でどのようなルールで振り分けるかを設定します。

今回は指定したラベルを付ける方法を解説します。

①まずは、「ラベルを付ける」のチェックボックスをクリックしてください。

②付けたいラベルを選択するか、「新しいラベル…」でラベルを作成します。

③新しいラベル名を入力しましょう。

④「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、これから受信するメールと合わせて、すでに受信済みのメールにも自動振り分けが適用されます。

⑤「フィルタを作成」ボタンをクリックすると、ラベルの付与と自動振り分けが適用されます。
ラベルをクリックすると条件に該当するメールを一覧で表示できるようになりました。

他にも、自動振り分け設定では、「重要マークを付ける」や「削除する」などの設定も可能です。

【補足】「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックを入れた場合、該当するメールは受信トレイには表示されず、ラベル（＋すべてのメール）で確認できるようになります。重要なメールには、この設定を適用しないよう注意してください。

取引先別に振り分ける

取引先の会社ごとにメールを自動で分類すると、どの案件の連絡かがすぐに把握できて、業務整理がしやすくなります。

代表的な設定例は次のとおりです。

• A社 → 「A社」ラベルへ自動分類
• B社 → 「B社」ラベルへ自動分類
• C社 → 「C社」ラベルへ自動分類

この設定により、受信トレイを整えつつ、案件別のメールを自動で分類できます。

▼ラベル作成

① まず、Gmail左側のラベル一覧の「＋」をクリックし、「A社」「B社」「C社」など必要なラベルを作成します。
※「＋」が見当たらない場合は、左メニューの「ラベル」付近から「新しいラベルを作成」を選びます。

② Gmail画面上部にある検索窓の右端をクリックし、条件を入力します。

取引先のメールアドレスで振り分ける	Fromに「[email protected]」を入力 （会社ドメインで指定）
件名で振り分ける	件名に「プロジェクト名 OR 案件名」を入力

社員数の多い企業は、ドメインで振り分け条件を設定すると、社内の誰から届いたメールでも自動分類されるので便利です。

▼フィルタ作成

また、「一致するスレッドにもフィルタを適用」にチェックを入れておくと、過去のメールも自動的に「A社」ラベルへまとめられます。

取引先別振り分けの応用：複数人でのメール管理

取引先別の振り分けを設定すると、個人のメール管理が効率化されます。

ただし、以下のような課題を感じている場合は、別の方法も検討できます。

こんな課題はありませんか？

• 「問い合わせメールを複数人で対応したいが、個人アカウントだと共有しづらい」
• 「取引先に個人のGmailアドレスを使うのは信頼感に欠ける気がする」
• 「担当者が休んだときに、他のメンバーがメール対応できない」

このような組織的なメール運用が必要な場合、独自ドメインのメールアドレス（例：[email protected]）とGoogle Workspaceの組み合わせが解決策になります。

まずは独自ドメインが取得可能か確認してみましょう。

▼詳しい情報はこちら
Google Workspaceとは？できることや使い方を解説

個人利用の場合は、無料Gmailの振り分け設定で十分です。以下、引き続き無料Gmailでの設定方法を解説します。

重要度別（緊急・要確認・情報共有）に分ける

Gmailの自動振り分け機能を使ってメールを重要度別に分類すると、対応の優先順位をはっきりと整理できます。

まず、「緊急」「要確認」「情報共有」といった分類用ラベルをあらかじめ作成しておきます。

ラベルは色も設定できるので、下記のように色分けすると優先度を視覚的に把握しやすくなるでしょう。

実用的な振り分け方法は以下のとおりです。

この設定を適用すると、受信トレイには「緊急」や「要確認」のメールだけが残り、即時に対応が必要なメールを把握できます。

メールの重要度を一目で把握したい方は、上記の設定をぜひ試してみてください。

プロジェクト別に管理する

プロジェクト単位でGmailを自動整理し、カレンダーやドライブ、タスクなどGoogle Workspaceの各機能と組み合わせれば、情報管理を一箇所にまとめられます。

まず、Gmail側で次のようなラベル構造を準備します。

プロジェクト名を親ラベル、用途を子ラベルとして分ける形式が扱いやすいです。

プロジェクトに関連するメールを自動で整理する主な設定例は次の3つです。

• 会議メールを自動で振り分ける（Googleカレンダー連携）
• Drive共有リンク付きメールを「資料共有」へ振り分ける
• タスク関連メールを自動集約する（Google Tasks連携）

以下で、それぞれの設定手順を説明します。

会議メールを自動で振り分ける（Googleカレンダー連携）

Googleカレンダーの招待メールや会議関連の連絡を、プロジェクトごとの「会議」ラベルへ自動分類します。

フィルタの条件は、次の内容を参考に設定してください。

この設定を適用すると、会議の招待メールが自動的に「A／会議」に振り分けられます。

また、メール内の「カレンダーに追加」をクリックすれば、プロジェクト別にGoogleカレンダーも整理され、管理しやすくなります。

Drive共有リンク付きメールを「資料共有」へ振り分ける

Google Driveのリンクを含むメールを、自動的に「資料共有」ラベルに分類できます。

振り分け設定では、「含む」欄に「drive.google.com」を入力すると、DriveのURLが本文に入ったメールだけを対象にできます。

フィルタの条件は、次の内容を参考に設定してください。

この仕組みを整えておくと、資料リンクのメールが1か所にまとまり、後から関連ファイルを探しやすくなります。

タスク関連メールを自動集約する（Google Tasks連携）

件名にタスク関連の語句が含まれるメールを分類すると、タスク登録の効率が大幅アップします。

このフィルタを設定しておくと、「プロジェクトA／タスク」ラベルに関連メールのみが自動的に集まります。

メールを開き、Gmail右側のサイドバーにあるTasksアイコンをクリックして「タスクに追加」を選択すると、内容がGoogle Tasksへそのまま登録されます。

条件を盛りすぎると当たりません。まずは件名だけ／URLだけなど単純にして、後から絞り込むのがコツです。

あらかじめタスク候補をラベルでまとめておくことで、処理すべき内容を素早く判断できます。

メルマガや広告を受信トレイから除外する

受信トレイがメルマガや広告で埋まると、重要なメールを見落としてしまう危険性があります。

Gmailの自動振り分け機能を使えば、メルマガや広告メールを受信トレイから除外して、画面が整理できます。

実用的なフィルタ設定の例は、以下のとおりです。

※info@やnews@をFrom条件に入れると、取引先の重要連絡まで巻き込みやすいので初心者は避けましょう。

キーワードと送信元を組み合わせて条件を設定すると、より正確に仕分けできます。

また、不要なメルマガはメール本文の「配信停止」リンクから購読解除しておけば、今後届くメール自体を減らせます。

添付ファイル付きメールを優先表示する

添付ファイルを含む重要なメールを見落とさないためには、「スター（または優先トレイ）」とフィルタを組み合わせた整理方法が有効です。

まず、自分で「添付あり」などのラベルを作成します。次にフィルタ作成画面で「添付ファイルあり（Has attachment）」を条件にして、該当メールへラベル付与＋スター付けを設定します（検索欄でhas:attachmentを使って検索→「フィルタを作成」でもOKです）。

フィルタの条件設定は、以下を参考に入力します。

「スターを付ける」を使う場合は、受信トレイの種類を「スター付き」（または「優先トレイ」）に変更すると、スター付きメールが上部に表示されて確認しやすくなります。

この設定により、添付ファイルのあるメールにはスターが付き、受信トレイ上部で優先的に確認できます。

「他のフィルタを適用しない」をONにすると強力です。最初はラベル＋スターだけでもOKです。

加えて、Google Workspace環境なら、Apps Script等の自動化で「ラベル付きメールの添付をDrive/共有ドライブに保存」も実現できます

例えば、請求書メールに「請求書」ラベルを付けて、その添付ファイルを共有ドライブへ保存する設定をしておくと、届いた時点で資料が共有され、チーム全員がアクセスできます。

設定したメールの振り分けができない

Gmailで自動振り分けを設定しても、期待どおりにメールが分類されない場合は、次のような原因が考えられます。

条件を複雑にしすぎると、意図した通りに処理されないケースがよくあります。

自動振り分けは、できるだけ単純な条件での設定をおすすめします。

過去のメールが振り分けの対象にならない

Gmailのフィルタは基本設定では新着メールにのみ作用し、特別な操作を加えない限り、過去のメールは自動整理の対象になりません。

既存メールにも反映させたいなら、フィルタ作成時の最後の画面で「一致するスレッドにもフィルタを適用」にチェックを入れます。

すでにフィルタを作成していて、この項目を選び忘れた場合は、次の手順で過去のメールにも同じ条件をまとめて反映できます。

① Gmail上部の検索窓に、適用したい条件を入力します。
例：特定の送信元を整理したいときは「from:([email protected])」と入力

② 検索を実行し、対象メールが一覧に表示されることを確認します。

③ 結果画面の先頭にあるチェックボックス（全選択）を選びます。

④「⋮」をクリックします。

⑤「ラベルを付ける」をクリックします。

⑥ 付与したいラベルを選択（または新規作成）します。

⑦ 「適用」をクリックします。

この操作で、選択されたすべての既存メールにラベルが一括付与されます。

添付ファイルありの条件が適用されない

Gmailのフィルタで「添付ファイルあり」を条件に設定しても、期待どおりに動作しない場合は、次のような要因が考えられます。

• 添付ファイルの内容をうまく認識できていない
• フィルタの処理順が後回しになっている
• 添付ファイルの条件と他の条件を組み合わせていて一致しない

▼添付ファイルをうまく認識できていない

添付ファイル付きメールを条件にしているのに振り分けされない場合、メールが「添付」ではなくDriveリンク（共有URL）として届いているケースがあります。
このときは「添付ファイルあり」だけでなく、has:driveや本文のdrive.google.comを条件に追加すると拾いやすくなります。

また、添付の種類を絞りたい場合は、検索条件にfilename:pdf / filename:zipのように拡張子指定を入れると精度が上がります。

▼フィルタの処理順が後回しになっている

他のフィルタやGmail標準の処理が先に働くと、目的の条件に到達する前にメールが別の場所へ移動してしまう場合があります。

▼条件の組み合わせで一致しなくなっている

複数の条件を組み合わせていると、すべてに一致しない限り反映されません。

例えば、添付ファイルがあっても件名に特定の語句が含まれていなければ、振り分けが動作しないこともあります。

添付ファイル付きのメールを確実に拾いたい場合は、「添付ファイルあり」を単独条件とし、フィルタ一覧の最上位に配置する方法が確実です。

動作確認できたら、必要に応じてFromや件名条件を少しずつ追加して精度を上げていきましょう。