仕事用メールアドレスの作成例とは？決め方のコツを解説します

2023年4月28日2024年3月8日ドメイン

会社用のメールアドレスにどのような文字列を使用すればいいのかを悩んでいる人も多いのではないでしょうか？

仕事で使用するメールアドレスはクライアントに与える印象を左右するため、できれば好印象をもたれるようなアドレスを使用するのが望ましいです。

そこで本記事では、仕事用メールアドレスの作成例について詳しく解説していきます。

メールアドレスの文字列を決める際のコツも紹介するので、これからビジネス用のメールアドレスを作成する人はぜひ参考にしてください。

会社用のメールアドレスは独自ドメインで作成しよう

前提として、会社用のメールアドレスは独自ドメインで作成するようにしましょう。

独自ドメインのメールアドレスであれば＠以降に社名やブランド名を入れられるため、取引先に会社名をアピールすることが可能です。

またGmailなどのフリーメールは迷惑メールとして振り分けられてしまうことも多いため、ビジネスの重要なメールが相手に届かないリスクも考えられます。

仕事相手からの信頼を得るという意味でも、ビジネス目的でメールアドレスを作るのであれば独自ドメインのメールを利用するのがおすすめです。

独自ドメインでのメールアドレスの作り方に関しては下記の記事で解説しているので、こちらもぜひ参考にしてください。

仕事用メールアドレスを作成する具体例

仕事用メールアドレスを作成する際の具体例は上記の通り。

どのような用途でメールアドレスを作るかによって文字列を決めるのがおすすめです。

ここからそれぞれのメールアドレスの具体例について詳しく解説していきます。

会社の代表用のメールアドレス

会社用のメールアドレスで最初に作成すべきなのは、代表用メールアドレスです。

代表用メールアドレスとは企業を代表してメールを送るときに使うメールアドレスのことで、社外の人とやり取りをする際の窓口になります。

会社の代表用メールアドレスの具体例としては、

などです。

「info@〜」を使う企業が多いですが、利用する企業が多いからこそ迷惑メールの標的になりやすいというリスクも。
もしinfo＠〇〇～を利用する際はメールアドレス乗っ取りの被害に遭いやすいので、パスワードを難しくしておく事を推奨します。

スパムメールの標的になるのを防ぎたいのであれば、

などの文字列を使用するようにしてください。

社員用のメールアドレス

社員が個人として利用するメールアドレスも用意する必要があります。

個人的に取引先とのやり取りを行う場合には、代表メールアドレスではなく社員用のメールアドレスを使うのが一般的です。

社員用メールアドレスの具体例としては、

などになります。

社内に同じ苗字の人が複数人いる場合は、

など、名前のイニシャルをメールアドレスに入れると良いでしょう。

複雑にする必要はないので、社員用のメールアドレスだと分かるシンプルな文字列を選ぶのがおすすめです。

管理者用のメールアドレス

管理者用メールアドレスとは、社内の管理者が利用するためのメールアドレスのことです。

社内の重要なシステムや社外サービスを利用する際の管理者アドレスとして登録するケースもあります。

管理者用メールアドレスの例としては、

などです。

管理者用メールアドレスには重要なメールが届くことも多いので、事前に管理担当者を決めておくのが良いでしょう。

業務別のメールアドレス

部署や業種ごとに専用のメールアドレスを作成しておくのもおすすめです。

業務担当者だけがメールを受信できるようにしておくことで、毎日大量に届くメールを管理しやすくなります。

主要な業務別メールアドレスの具体例について下記の表にまとめたので、こちらもぜひメールアドレスを決める際の参考にしてください。

カスタマーサポート	support＠〇〇〜
求人	recruit@〇〇〜
営業	sales@〇〇〜
支払い関連	payment@〇〇〜
自動応答	noreply@〇〇〜
製品やサービスの宣伝	marketing@〇〇〜

あなたの会社で必要な業種ごとにメールアドレスを作成するのがおすすめです。

会社用メールアドレスの決め方【５つのコツ】

会社用メールアドレスの決め方で意識してほしいコツは上記５つ。

ここからそれぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

利用できるのは半角英数字と３種類の記号のみ

メールアドレスの文字列で利用できるのは、

のみです。

メールアドレスを決める際には上記の文字列を組み合わせるようにするのがルールとなっています。

例えば、

などが考えられるでしょう。

メールアドレスに使用できない文字を使ってしまわないように注意してください。

＠の前の文字数は64文字以内

メールアドレスの＠前に設定する文字数は64文字以内にするようにしてください。

ただし文字数が多すぎると分かりにくいメールアドレスだと思われてしまう可能性が高いので、できる限りコンパクトにまとめるのがおすすめです。

また、短すぎる１〜２文字のメールアドレスも何の用途で使用するメールアドレスなのか分かりにくくなってしまうため避けるようにしてください。

本記事の中で紹介した例のように、

など、コンパクトで意味が分かりやすいメールアドレスを作成するようにしてください。

メールアドレスの中に個人情報を含めない

メールアドレスの中には生年月日や電話番号などの個人情報を含めないように注意してください。

個人情報がメールアドレスの中に入っていると、外部に個人情報が流出してしまうリスクが高まってしまうからです。

また仕事相手からメールアドレスを見られたときに、「セキュリティ意識の低い会社だ」と思われて信用を失ってしまう可能性もあります。

個人情報が含まれたメールアドレスの例としては、

などです。

トラブルが発生してからでは遅いので、メールアドレスには個人が特定できるような情報を含めないようにしてください。

できるだけ覚えやすい文字列にする

メールアドレスはできる限り覚えやすい文字列を使用するようにしてください。

相手がメールアドレスを直接入力する可能性もあるので、手打ちでも打ち間違えの起こらない文字列にするのがおすすめです。

覚えにくいメールアドレスの例としては、

などがあげられます。

相手が手打ちでも間違えずに入力できるくらい分かりやすい文字列にするのがよいでしょう。

今後長期的に使用することを意識する

メールアドレスは今後長期的に使用することを前提に文字列を決めるのがおすすめです。

一度決めたメールアドレスは数年ないし一生使い続ける可能性があるので、流行りものやノリで決めると後になって公開する可能性があります。

特に仕事で使うメールアドレスは仕事相手から見られるので、奇妙な文字列のアドレスを使っているとそれだけで印象を悪くしてしまうかもしれません。

たかがメールアドレスだと思わず、一生使い続けるくらいの気持ちで慎重に決めるようにしてください。

メールアドレスの決め方に関するQ＆A

メールアドレスの決め方に関する良くある疑問は上記の通り。

ここからそれぞれの疑問について詳しく解説していきます。

メールアドレスが思い浮かばないときの対処法は？

メールアドレスが思い浮かばないときには、何の用途でメールを利用するのかによって文字列を決めるのがおすすめです。

ビジネス用メールアドレスの場合は、

などメールアドレスの用途が分かれているので、それぞれの用途にあった文字列を決めれば問題ありません。

ビジネスの場合にはおしゃれさよりも分かりやすさの方が大事なので、アドレスの目的が分かりやすい文字列にするようにしましょう。

海外のメールアドレスの決め方は？

海外ではフルネームを公開することに抵抗がない人が多いため、名前をそのままメールアドレスにする人が多いです。

また日本では苗字と名前の間にハイフン(-)を入れることが多いですが、海外ではアンダーバー（_）が主流となっています。

もしあなたが海外法人とやり取りをすることが多いのであれば、上記のようなポイントを押さえてメールアドレスを決めてみてください。

安全なメールアドレスの作り方はある？

情報漏えいや迷惑メールなどのトラブルの被害に遭わない安全なメールアドレスの作り方は上記の通り。

特に個人情報に関してはメールアドレスの文字列から個人を特定されてしまう可能性もあるので避けるようにしてください。

またセキュリティ機能が整ったメールサーバーを利用することでスパムメールを未然に防ぐことも可能です。

コアサーバーは強固なセキュリティ機能を備えているため、スパムメールが届くリスクを最小限に抑えることができます。

もし安全なメールアドレスを作りたいと考えているのであれば、ぜひコアサーバーを検討してみてください。

メールアドレス乗っ取りの原因と対策に関しては下記の記事でも詳しく解説しています。

まとめ：独自ドメインで会社用メールアドレスを決めてみましょう

ここまで仕事用メールアドレスの作成例について詳しく解説してきました。

会社の仕事で使用するメールアドレスは仕事相手からの印象を左右するため、なるべくシンプルで分かりやすい文字列にするのがおすすめです。

生年月日や電話番号がメールアドレスに含まれているとセキュリティ面で危険なので注意してください。

また仕事用メールアドレスは信頼性を高める意味でGmailやYahoo!メールなどのフリーメールではなく独自ドメインを使って作るのが望ましいです。

バリュードメインとコアサーバーを利用すれば独自ドメインを使ったメールアドレスを簡単に作成できます。

これからビジネス用のメールアドレスを作成したいと考えているのであれば、ぜひ参考にしてください。